Rediseño del Proceso de Crédito en un Banco
III -. Metodología
La Metodología que se utilizará será la que propone el profesor Oscar Barros en su libro "Rediseño de Procesos de Negocio Mediante el uso de Patrones" [1], la cual consta de las siguientes etapas que se explicarán brevemente:
1. Definir el Proyecto
Esta actividad pretende establecer con precisión cuáles son los procesos que deben ser rediseñados y los objetivos específicos que se tienen al enfrentar el cambio. Aquí, la idea fundamental es la de elegir y priorizar aquellos procesos que generen una mayor contribución al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización. Esta etapa consta de:
- Establecer objetivos.
- Definir ámbito de procesos a rediseñar.
2. Entender Situación actual
Aquí se quiere representar la situación actual de los procesos seleccionados anteriormente. Esto contempla:
- Modelar la situación actual: Para esto se determinarán todas las actividades y agentes involucrados en el actual proceso de crédito a las pequeñas empresas. El proceso se representará a través del método de modelamiento que se conoce como IDEF0 o Análisis Estructurado 8, que utiliza un esquema eficiente para modelar sistemas muy complejos con muchas actividades y flujos [1], que también se utilizará para modelar el rediseño. La situación actual se obtendrá de la realización de las entrevistas mencionadas en el punto anterior, de la revisión bibliográfica existente en el Banco y a partir de un patrón previamente establecido.
- Validar y medir: etapa en la que se realiza una verificación de que los modelos representen fielmente lo que hoy día ocurre. Mediante entrevistas como las anteriormente señaladas se quiere lograr que las personas que operan y dirigen el proceso estén en acuerdo con que el modelo generado de la situación actual se ajusta a la realidad. Una vez producido un modelo aceptado, se procederá a medir los valores actuales de las variables que están involucradas en los objetivos del proceso. Esto requiere obtener información cuantitativa que lleve a darle valores numéricos a tales objetivos.
3. Rediseñar.
Establecer los cambios que deberían efectuarse en la situación actual y detallar cómo se ejecutarán los nuevos procesos. Se subdivide en:
- Establecer direcciones de cambio: se entiende por dirección de cambio un conjunto de ideas globales que establecen la diferencia entre lo actualmente existente y el rediseño propuesto. Donde los patrones funcionan como algo normativo de cómo debieran ser
- Seleccionar tecnologías habilitantes: que consiste en buscar y evaluar las tecnologías que hacen factible el cambio definido anteriormente. Para buscar y seleccionar tecnología lo mas relevante es el tipo y el nivel de problema que se está enfrentando. Uno de los énfasis de la tecnología es facilitar el flujo de documentos y las decisiones asociadas al mismo.
- Modelar y evaluar rediseño: que consiste en realizar una representación de los nuevos procesos que implementarán el cambio establecido anteriormente. Esto se realizará utilizando el Patrón del proceso de crédito.9 Para la evaluación económica se identificarán: los costos iniciales o de inversión, los costos recurrentes y los beneficios identificados al proyecto. Luego se utilizarán indicadores como el VAN y la TIR.
- Detallar y probar rediseño: en esta fase deben llevarse tanto los procedimientos que deben ser realizados por personas como los apoyos computacionales a un nivel tal de especificación que permita su implementación.
Para los procedimientos, el detalle tiene que ver con las prácticas de trabajo o rutinas que ejecutarán los operadores del proceso. En el caso de los apoyos computacionales, deben especificarse los elementos de hardware y software necesarios para implementar el proceso. En esta etapa se debe crear un prototipo que demuestre la factibilidad del rediseño.
4. Implementar.
Donde se llevan a la práctica los procesos especificados anteriormente. Esto consiste en:
- Construir software: Se deben definir las características y atributos específicos del software que apoyará el rediseño propuesto.
- Implementar software: que significa poner en marcha definitiva la solución computacional diseñada. En esta etapa deben adquirirse todos los elementos de hardware y software faltantes; instalarlos en forma definitiva, para llegar a una operación rutinaria; y verificar la correcta operación de todos los elementos computacionales sobre los cuales correrá el software construido en la fase anterior.
- Implementar procesos: lo cual conlleva el entrenamiento o capacitación de los participantes en el proceso, una marcha blanca para eliminar problemas de último minuto y una verificación de que el conjunto opera de acuerdo a lo diseñado y produce los resultados esperados.
- Por limitaciones de tiempo este trabajo de título no se hace cargo de la etapa de implementación.
8 Ver página 21.
9 Patrón de proceso se refiere a instancias de una estructura o arquitectura común -con actividades y relaciones del mismo tipo- de un proceso que ocurre en todas las organizaciones y que genera el producto o servicio que los clientes externos demandan [1]. Estos patrones han sido desarrollados en base a experiencia previa.
